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Fiche pratique

Registres obligatoires dans l'entreprise

Vérifié le 19 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Dès l'embauche de vos salariés, vous devez détenir plusieurs registres dans votre entreprise.

Le registre unique du personnel et le document unique d'évaluation des risques professionnels sont-ils obligatoires ? Devez-vous mettre en place un registre de sécurité incendie ? Que risquez vous si vous ne remplissez pas vos obligations ?

Nous faisons un point sur la réglementation.

Un registre du personnel doit être ouvert dès l'embauche de votre 1er salarié.

Les stagiaires et les volontaires en service civique doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.

Aucune forme spécifique n'est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires.

Les informations suivantes doivent être inscrites dans l'ordre des embauches (ou des arrivées) :

  • Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité 
  • Carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise 
  • Type de contrat : CDI, contrat d'apprentissage, contrat d'insertion professionnelle, CDD, mise à disposition par un groupement d'employeurs ou par une entreprise de travail temporaire, travail à domicile
  • Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
  • Pour les stagiaires et les volontaires en service civique  : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage ou de la formation en milieu professionnel, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire
  • Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »
  • Pour les salariés dont l'autorisation d'embauche ou de licenciement est requise : date de cette autorisation ou date de la demande d'autorisation

Le salarié en situation de télétravail régulier doit être identifié comme télétravailleur sur ce registre.

En cas de succession de contrats de travail, la date d'entrée et de sortie correspondantes sont indiquées pour chaque contrat sur une nouvelle ligne du registre.

Ce registre peut être tenu sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE.

L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

 À noter

si votre entreprise possède plusieurs établissements, un registre est ouvert dans chaque établissement.

Vous devez établir un DUERP.

Ce document répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs de votre entreprise.

Vous devez lister et mettre à jour dans ce document les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité de vos salariés.

Le DUERP est tenu à la disposition des membres du CSE et de l'inspection du travail.

L'absence de mise à jour du DUERP peut être sanctionnée d'une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).

C'est un registre spécial dont les pages sont numérotées. Il est tenu, sous votre responsabilité, à la disposition des membres de la délégation du personnel au CSE.

Il a pour objet de recueillir les alertes suivantes :

  • Alertes du représentant du personnel au CSE, qui constate directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
  • Alertes des salariés qui estiment que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement

L'alerte est consignée par écrit. Elle doit être datée et signée.

Elle doit préciser les produits utilisés par l'établissement dont le salarié ou le représentant du personnel au CSE estime qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

La situation doit être examinée avec le représentant du personnel qui vous a transmis l'alerte. Puis vous devez informer votre salarié des suites que vous entendez donner à cette alerte.

 À noter

lorsque votre entreprise possède plusieurs sites de travail, un seul registre est mis en place à condition qu'il n'existe qu'un seul CSE.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés où est mis en place un CSE, un registre est obligatoire.

Ce registre contient les demandes écrites des membres de la délégation du personnel au CSE et vos réponses argumentées.

Il est tenu à la disposition de vos salariés, de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.

L'absence de registre constitue un délit d'entrave au fonctionnement du CSE. Cela peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.

En présence d'un danger grave et imminent, le CSE indique sur un registre spécial les informations suivantes :

  • Poste de travail concerné par la cause du danger constaté
  • Nature du danger constaté
  • Nom des travailleurs exposés

Les pages de ce registre sont numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.

Ce registre est tenu, sous votre responsabilité, à la disposition des membres du CSE.

Si vous ne respectez pas cette obligation, vous pouvez être sanctionné d'une amende de 10 000 €.

La récidive est punie d'un emprisonnement d'un an et d'une amende de 30 000 €. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.

Registre spécial du repos hebdomadaire

Lorsque le repos hebdomadaire n'est pas donné toute la journée du dimanche, un registre spécial mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier de repos.

Il précise le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Ce registre est mis à jour lors du changement du repos hebdomadaire.

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail qui le vise au cours de sa visite.

Ce registre est communiqué aux salariés qui en font la demande.

Si vous ne respectez pas l'obligation liée à ce registre, vous pouvez être sanctionné d'une amende de 1 500 € par salarié concerné.

Registre ou tableau organisant le travail en équipe

En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe est indiquée 

  • soit sur un tableau affiché dans les mêmes conditions que l'horaire,
  • soit sur un registre.

Ce registre ou ce tableau est tenu à jour.

Il est tenu à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.

 À noter

les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire sont inscrits sur ce registre.

Registre de sécurité incendie

Ce registre indique à l'ensemble de vos équipes ou aux publics accueillis dans l'entreprise la conduite à tenir en cas d'incendie ou d'évacuation.

Il doit permettre à chacun de se tenir informé des règles de sécurité incendie et de recenser l'ensemble du matériel de lutte contre l'incendie présent dans l'établissement.

Ce registre est tenu à la disposition de l'inspection du travail.

Registre des vérifications électriques

Ce registre contient les résultats des vérifications électriques, les justifications des travaux et modifications effectués pour corriger les défauts constatés.

Les rapports établis à la suite de ces vérifications effectuées par un organisme accrédité sont annexés à ce registre.

Ce registre est tenu à la disposition de l'inspection du travail.

Si vous avez recours à un travailleur à domicile, vous devez détenir plusieurs documents.

Registre de la comptabilité des travailleurs à domicile

Un registre de la comptabilité des matières premières et des fournitures destinées au travailleur à domicile doit être établi.

Le registre de la comptabilité est tenu à la disposition de l'inspection du travail.

Si vous ne respectez pas ces obligations, vous pouvez être sanctionné d'une contravention de 450 €.

Bulletin ou carnet des travailleurs à domicile

Lors de la remise des travaux à votre salarié, vous devez établir un bulletin ou carnet.

Des informations figurent sur ce bulletin ou carnet lors de la remise des travaux à exécuter au domicile. D'autres mentions sont portées sur ce bulletin ou ce carnet lors de la livraison des travaux par le salarié.

Le bulletin ou carnet sont tenus à la disposition de l'inspection du travail.

Si vous ne respectez pas ces obligations, vous pouvez être sanctionné d'une contravention de 450 €.

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